La scheda Company: le fondamenta su cui poggia tutto il resto.
Sette sotto-schede, ma il principio è sempre lo stesso: configurala bene una volta sola e il sistema lavorerà in silenzio in background; configurala male e non funzionerà affatto.
Basic
Qui trovi quattro blocchi: Company Information, SMTP Settings, Fiscal Data e Locale. È da qui che ogni altra parte del sistema legge le impostazioni predefinite: la valuta con cui i clienti vedono i prezzi, la lingua del tuo pannello di amministrazione, chilometri o miglia e l’orario locale corretto riportato su ogni prenotazione.
Company Information
Nome, nome del dispatcher, password, telefoni, sito web ed email dell’amministratore. Una cosa da segnalare: il campo Company Domain Admin Email avverte espressamente di non usare indirizzi gratuiti come Gmail o Yahoo. Il motivo è legato alle SMTP Settings qui sotto, perché incide sull’effettiva consegna delle tue email.
SMTP Settings
È esattamente come aggiungere la tua email di lavoro al telefono o a Outlook, solo che qui lo fai per il tuo sistema di prenotazione. Cinque campi, ognuno con un equivalente diretto che hai quasi certamente già compilato altrove:
Perché vale la pena configurarlo alla perfezione
Se non è configurato correttamente, i tuoi clienti non ricevono mai la conferma della prenotazione e restano nel dubbio che sia andata a buon fine. Oggi conta ancora di più: i provider di posta verificano DKIM, DMARC e SPF prima di consegnare qualsiasi messaggio, quindi un mittente configurato male rischia di vedere le proprie email finire in silenzio nello spam o essere rifiutate del tutto.
Non hai un tuo SMTP a disposizione? Accanto al titolo SMTP Settings trovi un link di registrazione a Sendinblue, un servizio di invio email a cui puoi iscriverti: così questo passaggio non è mai un ostacolo.
Fiscal Data
Indirizzo fiscale, licenza dell’azienda, partita IVA e numero di registro: compilali e compariranno automaticamente sulle tue fatture. Client Tax By Default (%) è l’aliquota applicata, a meno che tu non la modifichi per un cliente specifico. Se preferisci non inseguire le fatture a mano, attiva “Send Invoice Automatically To Customer After The Job Has Been Completed”: nel momento in cui una corsa viene segnata come completata, la fattura parte da sola.
Locale
Company Language (la lingua del tuo pannello di amministrazione), Metric (km o miglia), Company Currency e GMT Time Zone. Sono impostazioni semplici, ma ognuna alimenta calcoli in altre parti del sistema: controlla che siano corrette prima di ogni altra cosa.
Address
Company Address, ZIP/Postal Code, City, County e Country. È lo stesso pannello a spiegarti perché qui serve precisione: questo indirizzo serve a geolocalizzare la tua azienda sulla mappa.
Perché l’indirizzo conta più di quanto sembri
Il tuo Company Address non serve solo a figurare: può incidere direttamente sul calcolo dei prezzi. Alcune flotte addebitano i “chilometri a vuoto”: il tragitto dalla base al punto di prelievo e/o dalla destinazione di nuovo alla base. Addebitare una tratta, entrambe o nessuna è una tua scelta, ma il sistema può calcolarlo correttamente solo se l’indirizzo della base è esatto. Lo impostiamo noi al momento della registrazione, ma conviene ricontrollarlo e salvarlo qui con precisione.
Payment
Enable Pay To Driver ed Enable Pay Online controllano quali pulsanti di pagamento vede davvero il cliente al momento del checkout. Almeno uno dei due deve essere attivo, altrimenti nessuno può completare una prenotazione. Disattiva Pay To Driver se vuoi incassare solo online; lascialo attivo se per te va bene che i clienti paghino in contanti all’autista o in un secondo momento.
“Pay Later” è più utile di quanto sembri
Se un cliente sceglie Pay Later, non significa che il pagamento sfugga al tuo controllo. Se hai dubbi sull’autenticità di una prenotazione, puoi inviargli in seguito un link di pagamento dal sistema, chiedendogli di confermare che la prenotazione è reale prima di assegnarvi un autista.
Per i gateway di pagamento: in genere conviene usare un solo processore “principale” insieme a PayPal, non due principali insieme. Stripe + PayPal o Mollie + PayPal funzionano entrambi bene, mentre è meglio evitare, per esempio, l’abbinamento Stripe + Mollie. Ogni gateway ha le proprie chiavi API da inserire qui.
Sia PayPal sia Stripe hanno una modalità Sandbox/Test e una modalità Live. Usa Sandbox/Test durante la configurazione (il pannello fornisce perfino i dati di carte di prova proprio per questo), poi passa a Live quando sei pronto a ricevere pagamenti reali.
La stessa coppia di campi si ripete più in basso per Payment Invoice: stessa logica, ma per il flusso in cui il cliente paga una fattura anziché una prenotazione in corso.
In questa scheda trovi quattro integrazioni. La prima non è facoltativa.
Google Maps API Key
Senza questa chiave non funziona nulla: né gli indirizzi, né la mappa, né il calcolo delle tariffe. Ti serve un tuo account Google Cloud: attiva le API Maps e Places e configura la fatturazione su quell’account. Google di solito offre circa 300 $ di credito gratuito e la maggior parte delle flotte, con un normale volume di prenotazioni, non paga mai nulla: a vedere una fattura sono davvero solo gli utenti con volumi molto alti, come un grande broker.
Per: Google Maps API Key
Gestisco un’azienda di taxi/servizio con autista e uso FareBookings (farebookings.com), il software di dispatch e prenotazione per taxi attivo dal 2012. Devo ottenere una chiave API di Google Maps per il mio sito di prenotazione: servono la Maps JavaScript API e la Places API attivate e un account di fatturazione configurato (Google lo richiede anche se un utilizzo normale di solito resta entro il credito gratuito). L’interfaccia di Google Cloud Console cambia piuttosto spesso, quindi cerca online i passaggi attuali e aggiornati invece di affidarti a ciò che già sai, e guidami da zero, passo dopo passo, dicendomi esattamente dove cliccare oggi. Segnala chiaramente ogni passaggio che richiede i dati di una carta.
Incollalo in ChatGPT, Gemini, Claude, Copilot o in qualsiasi altro assistente AI che usi già. L’importante non è quale scegli, ma chiedergli di cercare: così ti mostra le schermate aggiornate di oggi invece di un vecchio screenshot.
Tracciamento delle conversioni
Questa scheda ha i campi per Google Conversion ID e Label, il Container ID di Tag Manager e l’ID di Analytics: compilali se usi Google Ads e vuoi misurare cosa converte davvero.
Il metodo che usiamo per contare come conversioni le prenotazioni pagate non dipende da questi campi. Imposta il Success URL (Company → Payment) su una pagina di ringraziamento del tuo sito web e lascia che Google Tag Manager, su quella pagina, attivi la conversione di Google Ads e un evento GA4. Deve essere il tuo dominio: è lì che si trova il cookie di Google Ads che identifica l’annuncio, quindi una conversione attivata altrove non può essere attribuita all’annuncio. Guida completa passo passo: Tracciamento delle conversioni di prenotazione.
Google Calendar
Collegalo e ogni prenotazione si sincronizza direttamente con il tuo Google Calendar: non solo una volta, alla creazione, ma anche a ogni modifica, così il calendario riflette sempre lo stato attuale della prenotazione. Per configurarlo, copia il Calendar ID dalle impostazioni del tuo calendario, poi ottieni un Client ID e un Client Secret dalla Google Developer Console: in ogni caso ti ritrovi con le stesse due credenziali da incollare qui.
Per: Google Calendar Client ID & Secret
Devo collegare un Google Calendar al mio sistema di prenotazione FareBookings (farebookings.com) in modo che ogni prenotazione crei automaticamente un evento sul mio calendario. Mi servono tre cose: il Calendar ID dalle impostazioni del mio Google Calendar, più un Client ID e un Client Secret dalla Google Cloud/Developer Console con la Calendar API attivata. La procedura di Google è cambiata nel tempo (una volta richiedeva di pubblicare/verificare un’app; potrebbe non essere più così). Cerca online i passaggi attuali invece di affidarti a dati di addestramento più vecchi e guidami indicando esattamente dove cliccare oggi per ottenere tutti e tre i valori.
Incollalo in ChatGPT, Gemini, Claude, Copilot o in qualsiasi altro assistente AI che usi già. L’importante non è quale scegli, ma chiedergli di cercare: così ti mostra le schermate aggiornate di oggi invece di un vecchio screenshot.
Il campo Iframe Code è facoltativo: serve solo a mostrare il calendario direttamente nella scheda del pannello di amministrazione, e solo se sei collegato con lo stesso browser. Onestamente è molto più comodo aprire Google Calendar in una scheda a parte: hai tutte le funzionalità e gestisci le prenotazioni da lì con molta più facilità.
Perché conviene farlo comunque
Il tuo hosting è attivo senza interruzioni nella stragrande maggioranza del tempo, ma nel raro caso di una finestra di manutenzione, di un attacco o di qualsiasi altro problema, il tuo Google Calendar conserva comunque tutte le prenotazioni, aggiornate in automatico. Non sostituisce il pannello, ma è un vero backup che vale la pena avere.
SEO
Title, Description e Keywords Tags qui valgono solo per il tuo modulo di prenotazione: compilali bene per la tua visibilità nei motori di ricerca, a prescindere da ciò che c’è sul tuo sito principale. Il Title compare nei risultati di ricerca (mantienilo intorno ai 50–60 caratteri) e lo stesso vale per la Description (150–160 caratteri): il pannello indica gli intervalli direttamente sotto ogni campo.
Enable Terms & Enable Privacy Policy Link
Si trovano anch’essi in questa scheda e sono particolarmente importanti se hai clienti europei. Attivarli rende evidente che il cliente ha accettato i tuoi termini e l’informativa sulla privacy prima di prenotare: se in seguito nasce una contestazione su una cancellazione tardiva, un rimborso o un “non sapevo che valesse quella regola”, sei tutelato.
Reviews
Aggiungi fino a due link per le recensioni: un titolo (ciò che vede il cliente, per esempio “Google” o “Trip Advisor”) e il link vero e proprio.
Quando parte davvero l’email
Non viene inviato nulla in automatico solo perché una corsa è stata effettuata. Ciò che fa scattare l’invio è il momento in cui tu (o il tuo team) segni una prenotazione come Complete. A quel punto, se “Use Internal Review Link” è attivo, il cliente riceve un’email con i tuoi link per le recensioni (Google, Trip Advisor o quelli che hai impostato) e un link per lasciare una recensione interna, che non viene pubblicata da nessuna parte ma alimenta la classifica nella tua scheda Reviews. Se l’interruttore è disattivato, al completamento della prenotazione non parte nessuna email: né i link esterni, né quello interno, niente.
Apps
Passenger App Links: se hai un’app per passeggeri pubblicata su Android e/o Apple, aggiungi qui i link agli store. Compariranno nelle email ai clienti, così chi ha già prenotato una volta potrà scaricare l’app e prenotare direttamente da lì la volta successiva.
Questa è la scheda da configurare bene per prima.
Se SMTP, la chiave di Google Maps o Calendar non sono configurati correttamente, parti fondamentali del sistema semplicemente non funzionano: non è una scheda da rimandare a “quando avrò tempo”. L’indirizzo della tua base lo impostiamo noi alla registrazione, ma prima di proseguire controlla che sia esatto e salvato qui.