L’onglet Company : le socle sur lequel tout le reste repose.
Sept sous-onglets, mais toujours la même idée — bien configurer cet onglet une fois pour toutes fait toute la différence entre un système qui travaille discrètement en arrière-plan et un système qui ne fonctionne pas du tout.
Basic
Quatre blocs s’y trouvent : Company Information, SMTP Settings, Fiscal Data et Locale. C’est ici que tout le reste du système puise ses valeurs par défaut — la devise dans laquelle vos clients voient les prix, la langue de votre propre panneau d’administration, les kilomètres ou les miles, et l’heure locale exacte inscrite sur chaque réservation.
Company Information
Nom, nom du dispatcher, mot de passe, téléphones, site web et e-mail d’administration. Un point mérite l’attention : le champ Company Domain Admin Email déconseille expressément les adresses gratuites comme Gmail ou Yahoo — cela rejoint directement les SMTP Settings ci-dessous, car c’est ce qui détermine si vos e-mails arrivent réellement à destination.
SMTP Settings
C’est exactement la même chose que d’ajouter votre messagerie professionnelle à votre téléphone ou à Outlook — mais pour votre système de réservation. Cinq champs, chacun ayant un équivalent que vous avez probablement déjà rempli :
Pourquoi il faut absolument bien le configurer
Si cette configuration est incorrecte, vos clients ne reçoivent jamais leur confirmation de réservation — et se demandent si leur réservation a bien été prise en compte. C’est encore plus crucial aujourd’hui : les fournisseurs de messagerie vérifient DKIM, DMARC et SPF avant de distribuer le moindre message, si bien qu’un expéditeur mal configuré peut voir ses e-mails disparaître silencieusement dans les spams, ou être purement et simplement rejetés.
Vous n’avez pas de SMTP à disposition ? Un lien d’inscription à Sendinblue, un service d’envoi d’e-mails auquel vous pouvez souscrire à la place, figure juste à côté du titre SMTP Settings : ce point ne vous bloquera donc jamais.
Fiscal Data
Adresse fiscale, licence de la société, numéro de TVA et numéro d’immatriculation — renseignez-les et ils figureront automatiquement sur vos factures. Client Tax By Default (%) est le taux appliqué, sauf si vous le modifiez pour un client précis. Si vous préférez ne pas courir après vos factures, activez « Send Invoice Automatically To Customer After The Job Has Been Completed » — dès qu’une course est marquée comme terminée, la facture part toute seule.
Locale
Company Language (la langue d’affichage de votre propre panneau d’administration), Metric (km ou miles), Company Currency et GMT Time Zone. Des réglages simples, mais chacun alimente des calculs ailleurs dans le système — vérifiez-les avant tout le reste.
Address
Company Address, ZIP/Postal Code, City, County et Country. Le panneau vous explique lui-même pourquoi la précision compte ici : cette adresse sert à géolocaliser votre société sur la carte.
Pourquoi l’adresse compte plus qu’il n’y paraît
Votre Company Address n’est pas là que pour la forme — elle peut intervenir directement dans le calcul des tarifs. Certaines flottes facturent les « kilomètres à vide » : le trajet de la base jusqu’au point de prise en charge, et/ou de la destination jusqu’à la base. Facturer un seul de ces trajets, les deux ou aucun, c’est entièrement votre choix — mais le système ne peut le calculer correctement que si l’adresse de votre base est exacte. Nous la renseignons pour vous lors de votre inscription, mais mieux vaut la vérifier et l’enregistrer ici avec précision.
Payment
Enable Pay To Driver et Enable Pay Online déterminent quels boutons de paiement votre client voit réellement au moment de régler. Au moins l’un des deux doit être activé, sinon personne ne peut finaliser une réservation. Désactivez Pay To Driver si vous souhaitez uniquement des paiements en ligne ; laissez-le activé si vous acceptez que les clients règlent en espèces auprès du chauffeur, ou plus tard.
« Pay Later » est plus utile qu’il n’y paraît
Un client qui choisit Pay Later ne signifie pas que l’argent vous échappe. Si vous avez un doute sur le sérieux d’une réservation, vous pouvez ensuite lui envoyer un lien de paiement depuis le système — pour qu’il confirme qu’il s’agit d’une vraie réservation avant d’y affecter un chauffeur.
Côté passerelles de paiement : utilisez en général un prestataire "major" avec PayPal, et non deux prestataires de premier plan ensemble — Stripe + PayPal ou Mollie + PayPal fonctionnent très bien, mais évitez par exemple d’associer Stripe et Mollie. Chaque passerelle a ses propres clés API à saisir ici.
PayPal et Stripe disposent chacun d’un mode Sandbox/Test et d’un mode Live. Utilisez Sandbox/Test pendant la configuration — le panneau fournit même des numéros de carte de test à cet effet — puis passez en Live quand vous êtes prêt à encaisser de vrais paiements.
La même paire de champs existe plus bas pour Payment Invoice — même principe, mais pour le cas où un client règle une facture plutôt qu’une réservation en cours.
Quatre intégrations se trouvent dans cet onglet. La première n’est pas facultative.
Google Maps API Key
Sans elle, rien ne fonctionne — ni adresses, ni carte, ni calcul des tarifs. Il vous faut votre propre compte Google Cloud : activez les API Maps et Places et associez-y un compte de facturation. Google offre généralement environ 300 $ de crédit gratuit, et la plupart des flottes, avec un volume de réservations normal, ne sont jamais facturées — seuls les très gros volumes, comme un grand courtier, voient une facture.
Pour : Google Maps API Key
Je dirige une société de taxi/chauffeur qui utilise le logiciel de dispatch et de réservation FareBookings (farebookings.com), en service depuis 2012. J’ai besoin d’obtenir une clé API Google Maps pour mon site de réservation — il me faut les API Maps JavaScript et Places activées, ainsi qu’un compte de facturation configuré (Google l’exige, même si une utilisation normale reste en général dans le crédit gratuit). L’interface de la Google Cloud Console change assez souvent : cherche donc les étapes actuelles et à jour plutôt que de te fier à ce que tu sais déjà, et guide-moi depuis zéro, étape par étape, en m’indiquant précisément où cliquer aujourd’hui. Signale clairement toute étape qui demande des coordonnées de carte bancaire.
Collez-le dans ChatGPT, Gemini, Claude, Copilot ou l’assistant IA que vous utilisez déjà. Peu importe lequel : l’essentiel est de lui demander d’effectuer une recherche, pour obtenir les écrans actuels plutôt qu’une ancienne capture d’écran.
Conversion tracking
Cet onglet contient les champs Google Conversion ID et Label, Tag Manager Container ID et Analytics ID — renseignez-les si vous utilisez Google Ads et souhaitez mesurer ce qui convertit réellement.
La méthode que nous utilisons pour comptabiliser les réservations payées comme conversions ne dépend pas de ces champs. Définissez la Success URL (Company → Payment) sur une page de remerciement de votre propre site, et laissez Google Tag Manager, sur cette page, déclencher la conversion Google Ads et un événement GA4. Il faut que ce soit votre propre domaine : c’est là que se trouve le cookie Google Ads qui identifie l’annonce, et une conversion déclenchée ailleurs ne peut pas lui être attribuée. Procédure complète, pas à pas : suivi des conversions de réservation.
Google Calendar
Une fois connecté, chaque réservation se synchronise directement avec votre propre Google Calendar — non seulement à sa création, mais aussi à chaque modification, de sorte que l’agenda reflète toujours l’état actuel de la réservation. Pour le configurer : récupérez le Calendar ID dans les paramètres de votre agenda, puis obtenez un Client ID et un Client Secret dans la Google Developer Console — dans les deux cas, vous obtenez les mêmes deux identifiants à coller ici.
Pour : Google Calendar Client ID & Secret
Je dois connecter un Google Calendar à mon système de réservation FareBookings (farebookings.com) afin que chaque réservation crée automatiquement un événement dans mon agenda. Il me faut trois éléments : le Calendar ID, que l’on trouve dans les paramètres de mon Google Calendar, ainsi qu’un Client ID et un Client Secret issus de la Google Cloud/Developer Console, avec l’API Calendar activée. La procédure de Google a évolué avec le temps (elle exigeait auparavant de publier ou de faire valider une application ; ce n’est peut-être plus le cas). Cherche les étapes actuelles plutôt que de te fier à des données d’entraînement plus anciennes, et guide-moi en m’indiquant précisément où cliquer aujourd’hui pour obtenir les trois valeurs.
Collez-le dans ChatGPT, Gemini, Claude, Copilot ou l’assistant IA que vous utilisez déjà. Peu importe lequel : l’essentiel est de lui demander d’effectuer une recherche, pour obtenir les écrans actuels plutôt qu’une ancienne capture d’écran.
Le champ Iframe Code est facultatif — il sert uniquement à afficher votre agenda directement dans l’onglet du panneau d’administration, et seulement si vous êtes connecté dans le même navigateur. Franchement, il est plus agréable d’ouvrir Google Calendar dans son propre onglet : vous profitez de toutes les fonctionnalités et gérez vos réservations bien plus facilement.
Pourquoi cela vaut quand même la peine
Votre hébergement est disponible la grande majorité du temps — mais en cas de maintenance, d’attaque ou de toute autre perturbation, votre Google Calendar conserve toutes vos réservations en lieu sûr, mises à jour automatiquement. Il ne remplace pas le panneau, mais c’est une vraie sauvegarde dont il serait dommage de se passer.
SEO
Les champs Title, Description et Keywords Tags sont propres à votre formulaire de réservation — il vaut la peine de les remplir soigneusement pour votre visibilité dans les moteurs de recherche, indépendamment de ce qui figure sur votre site principal. Le Title s’affiche dans les résultats de recherche (visez environ 50 à 60 caractères), de même que la Description (150 à 160 caractères) — le panneau indique ces fourchettes juste sous chaque champ.
Enable Terms & Enable Privacy Policy Link
Ces options se trouvent aussi dans cet onglet. Elles sont particulièrement importantes si vous accueillez des clients européens. Les activer établit clairement que le client a accepté vos conditions et votre politique de confidentialité avant de réserver — si un litige survient plus tard à propos d’une annulation tardive, d’un remboursement ou d’un « je ne savais pas que cette politique s’appliquait », vous êtes couvert.
Reviews
Ajoutez jusqu’à deux liens d’avis — un titre (ce que voit le client, par exemple « Google » ou « Trip Advisor ») et le lien lui-même.
Quand l’e-mail est réellement envoyé
Rien n’est envoyé automatiquement du simple fait qu’une course a eu lieu. Le déclencheur, c’est vous (ou votre équipe) qui marquez une réservation comme Complete. À ce moment-là, si « Use Internal Review Link » est activé, le client reçoit un e-mail contenant vos liens d’avis (Google, Trip Advisor, ce que vous avez défini) et un lien pour laisser un avis interne, qui n’est publié nulle part mais alimente le classement de votre onglet Reviews. Si l’option est désactivée, aucun e-mail n’est envoyé lorsqu’une réservation est terminée — ni les liens externes, ni le lien interne, rien.
Apps
Passenger App Links — si vous avez publié une application passager sur Android et/ou Apple, ajoutez ici les liens vers les stores. Ils apparaîtront dans les e-mails envoyés aux clients : une personne qui a déjà réservé une fois pourra télécharger l’application et réserver directement depuis celle-ci la prochaine fois.
Cet onglet est celui à configurer en premier.
Si le SMTP, votre clé Google Maps ou Calendar ne sont pas correctement configurés, des pans entiers du système ne fonctionnent tout simplement pas — ce n’est pas un onglet à voir « plus tard ». Nous renseignons l’adresse de votre base lors de votre inscription, mais vérifiez qu’elle est exacte et bien enregistrée ici avant de passer à la suite.