La pestaña Company: la base sobre la que funciona todo lo demás.
Siete subpestañas, pero la misma idea de siempre: si configuras esto bien una vez, el sistema funcionará en silencio en segundo plano; si no, simplemente no funcionará.
Basic
Aquí encontrarás cuatro bloques: Company Information, SMTP Settings, Fiscal Data y Locale. De aquí toman sus valores por defecto todas las demás partes del sistema: la moneda en la que tus clientes ven los precios, el idioma de tu propio panel de administración, kilómetros o millas y la hora local correcta que se registra en cada reserva.
Company Information
Nombre, nombre del responsable de despacho, contraseña, teléfonos, sitio web y email de administración. Un detalle importante: el campo Company Domain Admin Email advierte expresamente contra las direcciones gratuitas como Gmail o Yahoo. Esto está directamente relacionado con SMTP Settings (más abajo), porque influye en que tus emails lleguen de verdad.
SMTP Settings
Es exactamente lo mismo que añadir tu correo de trabajo al móvil o a Outlook, pero para tu sistema de reservas. Cinco campos, cada uno con un equivalente directo que seguramente ya has rellenado alguna vez:
Por qué merece la pena configurarlo a la perfección
Si no está bien configurado, tus clientes nunca reciben la confirmación de su reserva y se quedan preguntándose si su reserva se ha realizado siquiera. Hoy importa todavía más: los proveedores de correo comprueban DKIM, DMARC y SPF antes de entregar un mensaje, así que un remitente mal configurado puede ver cómo sus emails desaparecen en silencio en la carpeta de spam o son rechazados sin más.
¿No tienes un SMTP propio? Junto al título SMTP Settings hay un enlace de registro a Sendinblue, un servicio de envío de emails al que puedes suscribirte, así que esto nunca tiene por qué ser un obstáculo.
Fiscal Data
Dirección fiscal, licencia de la empresa, IVA y número de registro: rellénalos y aparecerán automáticamente en tus facturas. Client Tax By Default (%) es el impuesto que se aplica salvo que lo cambies para un cliente concreto. Si prefieres no perseguir facturas a mano, activa “Send Invoice Automatically To Customer After The Job Has Been Completed”: en cuanto un servicio se marca como completado, la factura sale sola.
Locale
Company Language (el idioma en que se muestra tu propio panel de administración), Metric (km o millas), Company Currency y GMT Time Zone. Son ajustes sencillos, pero todos alimentan cálculos en otras partes del sistema, así que conviene revisarlos antes que nada.
Address
Company Address, ZIP/Postal Code, City, County y Country. El propio panel te explica por qué la precisión importa aquí: esta dirección se usa para geolocalizar tu empresa en el mapa.
Por qué la dirección importa más de lo que parece
Tu Company Address no está solo de adorno: puede influir directamente en los precios. Algunas flotas cobran el “kilometraje en vacío”: el trayecto desde la base hasta la recogida y/o desde el destino de vuelta a la base. Que cobres un tramo, los dos o ninguno es decisión tuya, pero el sistema solo puede calcularlo bien si la dirección de tu base es exacta. Nosotros la configuramos por ti cuando te registras, pero conviene revisarla y guardarla aquí exactamente bien.
Payment
Enable Pay To Driver y Enable Pay Online controlan qué botones de pago ve realmente tu cliente al finalizar la reserva. Al menos uno debe estar activado; si no, nadie puede completar una reserva. Desactiva Pay To Driver si solo quieres cobrar online; déjalo activado si te parece bien que los clientes paguen en efectivo al conductor, o más tarde.
“Pay Later” es más útil de lo que parece
Que un cliente elija Pay Later no significa que el dinero se te escape de las manos. Si no estás seguro de que una reserva sea genuina, puedes enviar después a ese cliente un enlace de pago desde el sistema, pidiéndole que confirme que es una reserva real antes de asignarle un conductor.
Sobre las pasarelas de pago: lo habitual es usar un procesador “grande” junto con PayPal, no dos grandes a la vez. Stripe + PayPal o Mollie + PayPal funcionan bien, pero evita combinar Stripe con Mollie, por ejemplo. Cada pasarela tiene sus propias claves API, que se introducen aquí.
Tanto PayPal como Stripe tienen un modo Sandbox/Test y un modo Live. Usa Sandbox/Test mientras configuras (el panel incluso facilita datos de tarjetas de prueba para eso) y pasa a Live cuando estés listo para cobrar pagos reales.
Más abajo existe el mismo par de campos para Payment Invoice: la misma idea, pero para el flujo en el que un cliente paga una factura en lugar de una reserva en curso.
Esta pestaña reúne cuatro integraciones. La primera no es opcional.
Google Maps API Key
Sin esta clave no funciona nada: ni direcciones, ni mapa, ni cálculo de tarifas. Necesitarás tu propia cuenta de Google Cloud: activa las APIs de Maps y Places y configura la facturación en esa cuenta. Google suele dar unos $300 de crédito gratuito y la mayoría de las flotas, con un volumen normal de reservas, nunca llegan a pagar nada; solo los usuarios de volumen muy alto, como un gran intermediario, llegarían a ver una factura.
Para: Google Maps API Key
Dirijo una empresa de taxis y servicio de chófer que usa FareBookings (farebookings.com), un software de despacho y reservas de taxi en funcionamiento desde 2012. Necesito obtener una clave de API de Google Maps para mi web de reservas: necesito tener activadas la Maps JavaScript API y la Places API, y una cuenta de facturación configurada (Google la exige aunque el uso normal suele quedarse dentro del crédito gratuito). La interfaz de Google Cloud Console cambia con bastante frecuencia, así que busca los pasos actuales y actualizados en lugar de fiarte de lo que ya sabes, y guíame desde cero, paso a paso, indicándome exactamente dónde hacer clic hoy. Avisa claramente de cualquier paso que pida datos de tarjeta.
Pégalo en ChatGPT, Gemini, Claude, Copilot o en el asistente de IA que ya uses. Lo importante no es cuál: es que le pidas que busque, para que te explique las pantallas actuales en lugar de guiarte con una captura antigua.
Seguimiento de conversiones
Esta pestaña tiene campos para tu Google Conversion ID y Label, el Tag Manager Container ID y el Analytics ID: rellénalos si usas Google Ads y quieres medir qué es lo que realmente convierte.
El método que usamos para contar las reservas pagadas como conversiones no depende de esos campos. Configura la Success URL (Company → Payment) con una página de agradecimiento de tu propia web y deja que Google Tag Manager, en esa página, dispare la conversión de Google Ads y un evento de GA4. Tiene que ser tu propio dominio: ahí vive la cookie de Google Ads que identifica el anuncio, así que una conversión disparada en cualquier otro sitio no se puede atribuir al anuncio. Guía completa paso a paso: Seguimiento de conversiones de reservas.
Google Calendar
Conéctalo y cada reserva se sincroniza directamente con tu propio Google Calendar: no solo una vez al crearla, sino también cada vez que cambia, de modo que el calendario siempre refleja el estado actual de la reserva. Para configurarlo, copia el Calendar ID de los ajustes de tu calendario y obtén un Client ID y un Client Secret en la Google Developer Console; de una forma u otra acabas con las mismas dos credenciales para pegar aquí.
Para: Google Calendar Client ID & Secret
Necesito conectar un Google Calendar a mi sistema de reservas FareBookings (farebookings.com) para que cada reserva cree automáticamente un evento en mi calendario. Necesito tres cosas: el Calendar ID de los ajustes de mi Google Calendar, y un Client ID y un Client Secret de la Google Cloud/Developer Console con la Calendar API activada. El proceso de Google para esto ha cambiado con el tiempo (antes exigía publicar o verificar una app; puede que ya no sea así). Busca los pasos actuales en lugar de fiarte de datos de entrenamiento más antiguos, y guíame indicándome exactamente dónde hacer clic hoy para obtener los tres valores.
Pégalo en ChatGPT, Gemini, Claude, Copilot o en el asistente de IA que ya uses. Lo importante no es cuál: es que le pidas que busque, para que te explique las pantallas actuales en lugar de guiarte con una captura antigua.
El campo Iframe Code es opcional: solo muestra tu calendario dentro de la pestaña del panel de administración, y únicamente si has iniciado sesión en el mismo navegador. Siendo sinceros, la experiencia es mejor abriendo Google Calendar en su propia pestaña: tienes toda la funcionalidad y puedes gestionar las reservas desde ahí con mucha más facilidad.
Por qué merece la pena hacerlo de todos modos
Tu hosting funciona con disponibilidad total la inmensa mayoría del tiempo, pero si alguna vez hay una ventana de mantenimiento, un ataque o cualquier otra incidencia, tu Google Calendar sigue teniendo todas las reservas a salvo, actualizadas automáticamente. No sustituye al panel, pero es una copia de seguridad real que conviene tener.
SEO
Title, Description y Keywords Tags son específicos de tu propio formulario de reservas: merece la pena rellenarlos bien para tu visibilidad en buscadores, al margen de lo que haya en tu web principal. El Title aparece en los resultados de búsqueda (mantenlo en torno a 50–60 caracteres) y la Description también (150–160 caracteres); el panel te indica los rangos justo debajo de cada campo.
Enable Terms & Enable Privacy Policy Link
También están en esta pestaña. Son especialmente importantes si atiendes a clientes europeos. Al activarlos queda claro que el cliente ha aceptado tus términos y tu política de privacidad antes de reservar; así, si más adelante surge una disputa por una cancelación tardía, un reembolso o un “no sabía que se aplicaba esa política”, estás cubierto.
Reviews
Añade hasta dos enlaces de reseñas: un título (lo que ve el cliente, por ejemplo “Google” o “Trip Advisor”) y el propio enlace.
Cuándo se envía realmente el email
No se envía nada automáticamente solo porque se haga un viaje. El detonante eres tú (o tu equipo) al marcar una reserva como Complete. En ese momento, si “Use Internal Review Link” está activado, el cliente recibe un email con tus enlaces de reseñas (Google, Trip Advisor, los que hayas configurado) y un enlace para dejar una reseña interna, que no se publica en ningún sitio pero alimenta la clasificación de tu pestaña Reviews. Si el interruptor está desactivado, no se envía ningún email al completar una reserva: ni los enlaces externos, ni el interno, nada.
Apps
Passenger App Links: si tienes una app para pasajeros publicada en Android y/o Apple, añade aquí los enlaces a las tiendas. Aparecerán en los emails a tus clientes, de modo que quien ya haya reservado una vez pueda descargar la app y reservar directamente desde ella la próxima vez.
Esta es la pestaña que hay que dejar bien primero.
Si SMTP, tu clave de Google Maps o Calendar no están bien configurados, partes esenciales del sistema sencillamente no funcionan: no es una pestaña para “más adelante”. Nosotros configuramos la dirección de tu base cuando te registras, pero conviene confirmar que es exactamente correcta y que está guardada aquí antes de seguir.