Het tabblad Company: de basis waar al het andere op draait.
Zeven subtabbladen, maar het idee blijft hetzelfde: stel dit één keer goed in, en het systeem draait rustig op de achtergrond. Doe je dat niet, dan werkt het simpelweg niet.
Basic
Hier vind je vier blokken: Company Information, SMTP Settings, Fiscal Data en Locale. Alle andere onderdelen van het systeem halen hun standaardwaarden hiervandaan: de valuta waarin je klanten de prijzen zien, de taal van je eigen beheerpaneel, kilometers of mijlen en de juiste lokale tijd op elke boeking.
Company Information
Bedrijfsnaam, naam van de dispatcher, wachtwoord, telefoonnummers, website en e-mailadres van de beheerder. Let vooral op het veld Company Domain Admin Email: dat waarschuwt uitdrukkelijk tegen gratis adressen zoals Gmail of Yahoo. Dat hangt direct samen met SMTP Settings hieronder, omdat het bepaalt of je e-mails ook echt aankomen.
SMTP Settings
Dit is precies hetzelfde als je zakelijke e-mailadres toevoegen aan je telefoon of aan Outlook, maar dan voor je boekingssysteem. Vijf velden, elk met een directe tegenhanger die je waarschijnlijk al eens hebt ingevuld:
Waarom je dit echt goed moet instellen
Is dit niet goed ingesteld, dan krijgen je klanten nooit hun boekingsbevestiging en vragen ze zich af of hun reservering wel is gelukt. Dat is tegenwoordig nog belangrijker: e-mailproviders controleren DKIM, DMARC en SPF voordat ze een bericht afleveren. Een verkeerd ingestelde afzender ziet zijn e-mails dus stilletjes in de spamfolder verdwijnen of zelfs rechtstreeks geweigerd worden.
Heb je geen eigen SMTP-server? Naast de kop SMTP Settings staat een aanmeldlink voor Sendinblue, een e-mailbezorgdienst waarvoor je je kunt registreren. Zo hoeft dit nooit een obstakel te zijn.
Fiscal Data
Fiscaal adres, bedrijfsvergunning, btw- en registratienummer: vul ze in en ze verschijnen automatisch op je facturen. Client Tax By Default (%) is het tarief dat wordt toegepast, tenzij je het voor een specifieke klant aanpast. Wil je liever niet handmatig achter facturen aan, zet dan “Send Invoice Automatically To Customer After The Job Has Been Completed” aan: zodra een rit als voltooid is gemarkeerd, gaat de factuur vanzelf de deur uit.
Locale
Company Language (de taal van je eigen beheerpaneel), Metric (km of mijlen), Company Currency en GMT Time Zone. Het zijn eenvoudige instellingen, maar elk ervan voedt berekeningen elders in het systeem. Controleer dus eerst of ze kloppen, voordat je verdergaat.
Address
Company Address, ZIP/Postal Code, City, County en Country. Het paneel zelf legt uit waarom precisie hier telt: dit adres wordt gebruikt om je bedrijf op de kaart te plaatsen.
Waarom het adres belangrijker is dan het lijkt
Je Company Address is niet alleen voor de sier: het kan rechtstreeks meewegen in de prijsberekening. Sommige wagenparken rekenen de “lege kilometers” door: de rit van de standplaats naar het ophaaladres en/of van de afzetplaats terug naar de standplaats. Of je één traject, beide of geen van beide doorberekent, bepaal je helemaal zelf. Maar het systeem kan dit alleen goed berekenen als het adres van je standplaats klopt. Wij stellen dit voor je in wanneer je je registreert, maar controleer het en sla het hier nog even precies goed op.
Payment
Enable Pay To Driver en Enable Pay Online bepalen welke betaalknoppen je klant bij het afrekenen te zien krijgt. Minstens één van de twee moet aanstaan, anders kan niemand een boeking afronden. Zet Pay To Driver uit als je alleen online betalingen wilt ontvangen. Laat het aan als klanten ook contant bij de chauffeur of later mogen betalen.
“Pay Later” is nuttiger dan het klinkt
Kiest een klant voor Pay Later, dan ben je je geld niet kwijt. Twijfel je of een boeking echt is, dan kun je die klant achteraf via het systeem een betaallink sturen. Zo laat je hem bevestigen dat het een echte reservering is, voordat je er een chauffeur voor inzet.
Over betaalproviders: gebruik in het algemeen één “grote” provider naast PayPal, en niet twee grote tegelijk. Stripe + PayPal of Mollie + PayPal werken allebei goed, maar combineer Stripe bijvoorbeeld niet met Mollie. Elke betaalprovider heeft zijn eigen API-sleutels, die je hier invoert.
Zowel PayPal als Stripe hebben een Sandbox/Test-modus en een Live-modus. Gebruik Sandbox/Test tijdens het instellen (het paneel geeft daarvoor zelfs testkaartgegevens) en schakel over naar Live zodra je klaar bent om echte betalingen te ontvangen.
Verderop staat hetzelfde tweetal nog een keer voor Payment Invoice. Het idee is hetzelfde, maar dan voor de situatie waarin een klant een factuur betaalt in plaats van een lopende boeking.
In dit tabblad vind je vier integraties. De eerste is niet optioneel.
Google Maps API Key
Zonder deze sleutel werkt er niets: geen adressen, geen kaart, geen tariefberekening. Je hebt een eigen Google Cloud-account nodig: activeer de Maps- en Places-API's en koppel een betaalmethode aan dat account. Google geeft doorgaans ongeveer $300 gratis tegoed, en de meeste wagenparken met een normaal boekingsvolume krijgen nooit daadwerkelijk een rekening. Alleen gebruikers met een heel hoog volume, zoals een grote bemiddelaar, krijgen te maken met kosten.
Voor: Google Maps API Key
Ik run een taxi- en chauffeursbedrijf dat werkt met FareBookings (farebookings.com), dispatch- en boekingssoftware voor taxi's die al sinds 2012 draait. Ik heb een Google Maps API-sleutel nodig voor mijn boekingswebsite: de Maps JavaScript API en de Places API moeten zijn ingeschakeld en er moet een factureringsaccount zijn ingesteld (Google vereist dit, ook al blijft normaal gebruik meestal binnen het gratis tegoed). De interface van Google Cloud Console verandert nogal eens. Zoek daarom de actuele, up-to-date stappen op in plaats van op je bestaande kennis te vertrouwen, en loop me van nul af aan stap voor stap door het proces heen, en vertel me precies waar ik vandaag moet klikken. Geef duidelijk aan bij welke stap om kaartgegevens wordt gevraagd.
Plak hem in ChatGPT, Gemini, Claude, Copilot — of welke AI-assistent je al gebruikt. Het gaat er niet om welke: het gaat erom dat je hem laat zoeken, zodat je de schermen van vandaag krijgt in plaats van een verouderde schermafbeelding.
Conversietracking
In dit tabblad staan velden voor je Google Conversion ID en Label, de Tag Manager Container ID en de Analytics ID. Vul ze in als je Google Ads gebruikt en wilt meten wat er echt converteert.
De methode waarmee wij betaalde boekingen als conversies tellen, is niet van die velden afhankelijk. Stel de Success URL (Company → Payment) in op een bedankpagina op je eigen website en laat Google Tag Manager op die pagina de Google Ads-conversie en een GA4-gebeurtenis afvuren. Het moet je eigen domein zijn: daar staat de Google Ads-cookie die de advertentie identificeert, dus een conversie die ergens anders wordt afgevuurd, is niet aan de advertentie toe te schrijven. Complete stapsgewijze uitleg: Conversietracking voor boekingen.
Google Calendar
Koppel je agenda en elke boeking wordt direct gesynchroniseerd met je eigen Google Calendar. Niet alleen bij het aanmaken, maar ook bij elke wijziging, zodat de agenda altijd de actuele stand van de boeking toont. Zo stel je het in: haal de Calendar ID op uit de instellingen van je agenda en vraag daarna een Client ID en Client Secret aan in de Google Developer Console. Hoe dan ook heb je uiteindelijk dezelfde twee gegevens om hier in te vullen.
Voor: Google Calendar Client ID & Secret
Ik wil een Google Calendar koppelen aan mijn FareBookings-boekingssysteem (farebookings.com), zodat elke boeking automatisch een afspraak in mijn agenda aanmaakt. Ik heb drie dingen nodig: de Calendar ID uit mijn Google Calendar-instellingen en een Client ID en Client Secret uit de Google Cloud/Developer Console, met de Calendar API ingeschakeld. Het proces van Google hiervoor is in de loop der tijd veranderd (vroeger moest je een app publiceren of laten verifiëren, en dat is mogelijk niet meer zo). Zoek de actuele stappen op in plaats van op oudere trainingsdata te vertrouwen, en loop me precies door waar ik vandaag moet klikken om alle drie de waarden te krijgen.
Plak hem in ChatGPT, Gemini, Claude, Copilot — of welke AI-assistent je al gebruikt. Het gaat er niet om welke: het gaat erom dat je hem laat zoeken, zodat je de schermen van vandaag krijgt in plaats van een verouderde schermafbeelding.
Het veld Iframe Code is optioneel: het toont je agenda alleen binnen het tabblad van het beheerpaneel, en alleen als je in dezelfde browser bent ingelogd. Eerlijk gezegd werkt het prettiger om Google Calendar gewoon in een eigen tabblad te openen: dan heb je alle functies en beheer je boekingen daar veel gemakkelijker.
Waarom het toch de moeite waard is
Je hosting is het overgrote deel van de tijd volledig bereikbaar. Maar mocht er ooit onderhoud zijn, een aanval of een andere storing, dan staat elke boeking nog veilig in je Google Calendar, automatisch up-to-date gehouden. Het is geen vervanging van het paneel, maar wel een echte back-up die je graag wilt hebben.
SEO
Title, Description en Keywords Tags gelden hier specifiek voor je eigen boekingsformulier. Vul ze goed in voor je eigen vindbaarheid in zoekmachines, los van alles wat er op je hoofdwebsite staat. De Title verschijnt in de zoekresultaten (houd hem rond 50–60 tekens), de Description ook (150–160 tekens). Het paneel vermeldt de bereiken direct onder elk veld.
Enable Terms & Enable Privacy Policy Link
Ook deze staan in dit tabblad. Ze zijn vooral belangrijk als je Europese klanten hebt. Als je ze aanzet, is duidelijk dat de klant je voorwaarden en je privacybeleid heeft geaccepteerd voordat hij boekt. Komt er later ooit een geschil over een late annulering, een terugbetaling of “ik wist niet dat dat beleid gold”, dan sta je sterk.
Reviews
Voeg maximaal twee reviewlinks toe: een titel (wat de klant te zien krijgt, bijvoorbeeld “Google” of “Trip Advisor”) en de link zelf.
Wanneer de e-mail echt wordt verstuurd
Er wordt niets automatisch verstuurd alleen omdat een rit heeft plaatsgevonden. De trigger ben jij (of je team) die een boeking als Complete markeert. Staat “Use Internal Review Link” op dat moment aan, dan krijgt de klant een e-mail met je reviewlinks (Google, Trip Advisor, wat je ook hebt ingesteld) en een link om een interne review achter te laten. Die wordt nergens gepubliceerd, maar voedt wel de ranglijst in je tabblad Reviews. Staat de schakelaar uit, dan gaat er bij het voltooien van een boeking helemaal geen e-mail uit: geen externe links, geen interne link, niets.
Apps
Passenger App Links: heb je een passagiersapp gepubliceerd voor Android en/of Apple, voeg dan hier de links naar de stores toe. Ze verschijnen in e-mails aan klanten, zodat iemand die al eens heeft geboekt de app kan downloaden en de volgende keer rechtstreeks daarin kan boeken.
Dit tabblad moet je als eerste goed hebben.
Zijn SMTP, je Google Maps-sleutel of Calendar niet goed ingesteld, dan werken kernonderdelen van het systeem gewoon niet. Dit is geen tabblad dat je “later wel eens” doet. Wij stellen het adres van je standplaats voor je in wanneer je je registreert, maar controleer of het precies klopt en hier is opgeslagen voordat je verdergaat.